En virksomhed kan sagtens have velfungerende IT og samtidig mangle én person, der har overblik over helheden.
Internetforbindelsen kommer fra én leverandør. Telefoni ligger hos en anden. Webshoppen bliver drevet af et bureau, mens ERP-systemet har sin egen supportaftale. Netværket blev måske installeret af en lokal tekniker for nogle år siden, og Microsoft 365 administreres et helt femte sted.
Hver løsning kan fungere udmærket. Udfordringen opstår typisk først, når et problem bevæger sig på tværs af dem.
Hvis webshoppen ikke længere sender ordrer korrekt videre til lageret, er det så webshopbureauet, ERP-leverandøren eller netværket, der er problemet? Hvis telefonerne mister forbindelsen samtidig med, at internetlinjen bliver ustabil, hvem begynder fejlsøgningen?
Her bliver et IT firma ikke kun interessant som leverandør af teknik. Det kan også fungere som det sted, hvor trådene samles.
Et IT firma i Kolding kan skabe ét tydeligt ansvarspunkt
Virksomheder, der undersøger et IT firma i Kolding, møder på AZENDs lokale side netop problemstillingen med IT fordelt mellem flere leverandører. Virksomheden beskriver en model, hvor eksisterende leverandører godt kan fortsætte, mens AZEND overtager koordineringen og fungerer som samlet kontaktpunkt.
Det er en vigtig forskel.
At skabe bedre styr på IT behøver ikke betyde, at alle aftaler skal opsiges, og at hele infrastrukturen skal bygges om. Hvis virksomhedens telefoniløsning fungerer, kan der være god grund til at beholde den. Det samme gælder en veldrevet webshop eller et branchesystem, som medarbejderne allerede kender.
Problemet er snarere de områder, hvor ansvaret bliver uklart.
En nyttig gennemgang kan derfor begynde med nogle ganske konkrete spørgsmål:
- Hvilke IT-leverandører bruger virksomheden i dag?
- Hvad har hver leverandør konkret ansvar for?
- Hvem kontaktes først ved et problem, der går på tværs?
- Hvem har administratoradgang til centrale systemer?
- Hvor ligger dokumentationen for netværk og integrationer?
- Hvem følger op, hvis to leverandører peger på hinanden?
Det sidste punkt er værd at tage alvorligt. En teknisk fejl kan blive væsentligt dyrere i tabt arbejdstid, hvis virksomhedens egne medarbejdere først skal fungere som projektledere mellem flere eksterne parter.
Gråzonerne viser sig først, når noget går galt
I hverdagen tænker de færreste medarbejdere over, hvor mange forskellige leverandører der ligger bag deres digitale arbejdsplads. De åbner mailen, bruger økonomisystemet og behandler ordrer.
Det er netop sådan, det bør være.
Men når et system svigter, bliver leverandørgrænserne pludselig synlige. Et lager kan eksempelvis godt have fungerende internet, mens forbindelsen til ERP-systemet fejler. Et kassesystem kan være online, selv om data ikke bliver synkroniseret korrekt til et andet system.
I de situationer er det ikke nødvendigvis nok, at hver leverandør passer sit eget område korrekt. Nogen skal kunne se hele kæden.
AZEND beskriver Kolding og Trekantområdet som et erhvervsområde med blandt andet transport, engros og produktion, hvor systemerne ofte er tæt koblet til den fysiske drift. På target-siden nævnes eksempelvis EDI, lagerstyring, ERP og maskinnetværk som løsninger, hvor stabilitet har direkte betydning for virksomhedernes leverancer og produktion.
Jo mere afhængige processerne er af hinanden, desto vigtigere bliver koordineringen.
Hvis ordren kommer ind digitalt, sendes til lageret og derefter bruges som grundlag for pakning og transport, kan en fejl ét sted få konsekvenser flere led senere.
Samlet ansvar er ikke det samme som én leverandør til alt
Der kan være gode grunde til at bruge specialiserede leverandører.
En branchespecifik softwareleverandør kender måske et bestemt system langt bedre end et generelt IT-hus nogensinde vil gøre. Et webbureau kan have ansvaret for en kompleks e-handelsløsning, mens en teleudbyder naturligt tager sig af selve telefonitjenesten.
Derfor bør målet ikke nødvendigvis være at reducere antallet af leverandører til én.
Det vigtigere mål er at vide, hvem der har ansvaret for helheden.
Hvis ERP-leverandøren skal involveres, bør den overordnede IT-partner kunne koordinere dialogen og bidrage med oplysninger om netværk, servermiljø eller andre relevante dele. På samme måde bør ændringer i én løsning blive vurderet i forhold til de systemer, den hænger sammen med.
AZEND beskriver på deres Kolding-side både fuld outsourcing og samarbejde med virksomheder, der allerede har egne IT-medarbejdere eller andre leverandører. Samtidig fremhæves en indledende kortlægning af blandt andet servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed som grundlag for samarbejdet.
Den kortlægning har værdi, også hvis virksomheden ikke ønsker at ændre noget med det samme.
Bare det at kende sine leverandører, systemafhængigheder og ansvarsområder gør næste problem lettere at håndtere.
For medarbejderne bør resultatet være enkelt: De skal ikke vide, om fejlen ligger hos internetudbyderen, softwareleverandøren eller netværket. De bør vide, hvem de skal kontakte.
Når det ene kontaktpunkt derefter kan tage ansvaret for at finde den rigtige tekniske vej videre, bliver kompleksiteten placeret dér, hvor den hører hjemme – hos dem, der arbejder professionelt med den.
Det er ofte mere værdifuldt end endnu en ny IT-løsning. Virksomheden får ikke nødvendigvis færre systemer eller leverandører, men den får langt mindre tvivl om, hvem der tager over, når noget ikke virker.